• Kommentar

Business Intelligence für den CIO

• Datum 31-08-2009
• Von Oliver Lorig

IT-Finanzdaten sind auf verschiedene Datentöpfe verteilt. Eine Kosten-Nutzenbetrachtung ist daher kaum möglich. HP-Manager Oliver Lorig erklärt, wie durch IT-Finanzmanagement trotzdem Kosten-, Nutzen- und Risikotransparenz entsteht.

Eine aktuelle Umfrage des amerikanischen CIO-Magazins zeigt ein erschreckendes Bild: Die Hälfte der befragten Führungskräfte bewertet die Leistung der Unternehmens-IT als »mittelmäßig« bis »schlecht«. Der Grund für diese Einschätzung ist meist jedoch nicht eine tatsächlich schwache Leistung der IT-Abteilung, sondern die Tatsache, dass CIOs den Mehrwert der IT nicht darlegen können.

Eine von HP beauftragte Befragung von 200 IT-Entscheidern liefert Hinweise auf die Ursachen. Danach können weltweit drei Viertel der Befragten die Gesamtkosten für IT-Services nur mit einer Abweichung von fünf bis 20 Prozent ermitteln. Damit können aber weder exakte Preise für einzelne IT-Services (zum Beispiel das Bereitstellen von Reisekosten- oder E-Mail-Anwendungen) kalkuliert, noch Entscheidungen zeitnah und sachgerecht durchgeführt werden. Das Resultat: Die IT gilt weiter als schwarzes Kostenloch, dessen Wertbeitrag nur schwer nachzuweisen ist.

IT-Finanzdaten sind weit verstreut
Das liegt daran, dass der Überblick schwer fällt. IT-Finanzdaten sind auf verschiedene Abteilungen und Programme verteilt und können nur mit großem Aufwand zusammengefügt werden. In der Finanzbuchhaltung finden sich zum Beispiel Informationen zu Abschreibungen, im Personalwesen Informationen zu Arbeitskosten, Projekt-und-Portfolio-Management-Software (PPM) liefert Auskünfte über Projektkosten, im Asset-Management-System liegen Informationen zu Lizenzen und Anlagegütern.

Diese Daten zu konsolidieren und übersichtlich aufzubereiten stellt die IT-Abteilung vor eine zeit- und arbeitsintensive Aufgabe, die weit von einem standardisierten Reporting entfernt ist, wie es sich mit Business Intelligence (BI) für andere Geschäftsbereiche durchgesetzt hat. Ein »BI für den CIO« wird benötigt - ein automatisiertes Reporting, das es ermöglicht, die Kostenstrukturen zu optimieren, Investitionen zu rechtfertigen oder Services nach Rentabilität zu bewerten.

»Erst wenn der CIO die Kosten der IT und seinen Wertschöpfungs-Beitrag kennt, kann er die Führungskräfte von seiner persönlichen Leistung überzeugen.« HP-Manager Oliver Lorig (Bild: HP)







Vorkonfigurierte Datenmodelle bieten Flexibilität
Die bisherigen Ansätze zur Konsolidierung und Analyse von IT-Finanzdaten waren unbefriedigend. Einige Unternehmen sind beispielsweise den Weg über Makroprogrammierung in Excel gegangen. Auch damit ist etwa eine Leistungsverrechnung pro Quartal möglich - doch dieses Vorgehen ist aufwändig und bietet nur geringe Flexibilität.

Neue Anforderungen und Fragestellungen verursachen einen großen Aufwand für Progammierung und Qualitätssicherung und dadurch hohe Kosten: Excel-Sheets werden dabei immer komplexer, und am Ende des Quartals wird viel Zeit zur Ermittlung der Kosten benötigt.

Zwei Lösungsansätze für das Finanzchaos
Die Lösung für diese Probleme versprechen heute zwei grundlegende Ansätze. Erstens das Bereitstellen von vorkonfigurierten Mechanismen, Datenmodellen und Dashboards für IT Financial Management (ITFM) über ein BI-basierendes System.

Zweitens das Integrieren von IT-Management-Lösungen in die ITFM-Architektur. So enthält beispielsweise das Configuration Management System (CMS) Informationen darüber, welche IT-Komponenten zu einem Service gehören; PPM-Systeme liefern Informationen zu Projekten; Asset-Management-Systeme liefern Information zu Anlagegütern. Die Verknüpfung beider Ansätze sorgt für eine schnelle Einführung und Anpassung der ITFM-Lösung. Ein solches System ermöglicht eine übergreifende Analyse von IT-Finanzinformationen.

Damit bietet es Antworten auf detaillierte Fragen, wie zum Beispiel:

- Wie hoch sind die Ist- gegenüber den Soll-Kosten pro Service und pro Kunde?
- Wann wurde das IT-Budget der Vertriebsorganisation überschritten?
- Welche Services sind teurer als geplant?
- Welche Projekte sind an den Abweichungen beteiligt?

Vier Datensäulen dienen bei der ITFM-Lösung von HP als Fundament. Die Daten daraus werden durch vorkonfigurierte Datenmodelle auf dem Data Warehouse aufbereitet und Analyse-Applikationen zur Verfügung gestellt.

Diese Fragen können durch ITFM beantwortet werden, wenn im Vorfeld die Grundlagen dafür geschaffen wurden. Dazu ist es unter Umständen nötig, neue Software einzuführen oder die bestehenden Finanzdaten feingliedriger zu strukturieren. Aus finanzieller Hinsicht ist es wichtig, möglichst viele der bereits vorhandenen Systeme und Datenquellen für ITFM zu nutzen. Zu den primären Quellen für ITFM zählen das PPM-, Asset-Management- sowie das Service-Desk-System. Aber erst wenn Daten aus weiteren Quellen wie zum Beispiel dem ERP-System hinzugezogen werden, ist eine übergreifende Kosten-, Nutzen- und Risikotransparenz möglich.

Die Daten aus den verschiedenen Quellen können durch ETL-Prozesse (Extrahieren, Transformieren, Laden) angezapft und durch vorkonfigurierte ITFM-Datenmodelle mit BI-Technologie aufbereitet werden. Diese Datenmodelle sind auf einem Data Warehouse abgebildet. Analyse-Anwendungen greifen darauf zu und ermöglichen dem CIO über eine grafische Benutzeroberfläche die Möglichkeit, Kostenstrukturen zu analysieren und Finanzplanung durchzuführen.
Lesen Sie auf Seite 2: ITFM in drei Schritten

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